1. Structuur Organisatie:

De MidWinterMarathon wordt georganiseerd door roeivereniging RIC
De organisatie bestaat uit:
– Coördinator en wedstrijdleider (2018: Willem Gotink)
– Aanspreekpunt deelnemers (2018: Welmoed Kaan)
– Coördinator controleposten (2018: Fred Pach)
– Coördinator keuken en maaltijd (2018: Arnoud Willemse)
– Coördinator bar (2018: Hetty van der Hek)
– Coördinator vlot en terrein (2018: Betty Beekman)
– (Vertegenwoordiger van) bestuur (2018: Chris van der Meer)

2. Communicatie

PDe wedstrijdleiding zorgt dat vooraf via de mail (alle emailadressen van de captains van de deelnemende ploegen zijn bekend) de benodigde informatie voor de marathontocht is doorgegeven.
Op de website https://midwintermarathon.ricamsterdam.nl/ is alle informatie terug te vinden die de deelnemende ploegen nodig hebben zoals starttijden, routekaarten en wedstrijdreglement.
Op de dag zelf heeft de wedstrijdleiding alle mobiele nummers geregistreerd van de telefoons die meegaan aan boord van de deelnemende ploegen. Tevens is het een nummer dat in geval van calamiteiten kan worden doorgegeven aan de deelnemers (in 2018: 06-12835998)

3. Algemene informatie

3.1 Regels

De marathon verloopt volgens de regels van de KNRB. We verwachten van iedere deelnemer zich op het water zal gedragen volgens de geldende regels van de watersport. Sportief gedrag en goed zeemanschap dragen bij aan een behouden vaart.
Deelnemers worden ook geacht op de hoogte te zijn van de maatregelen tbv veiligheid (zie desbetreffende paragraaf).

3.2 Captainsoverleg

Behandelt de volgende punten:
– Uitleg route, kenbaar maken van eventuele knelpunten en/of gevaarlijke punten op de route. Eventuele wijzigingen bespreken
– aangeven waar de controle posten zijn.
– de verwachte weersomstandigheden.
– pleziervaart en beroepsvaart
– bij koud weer worden de deelnemer er op geattendeerd voldoende gekleed te zijn.

3.3 Startnummers

Alle boten worden voorzien van een startnummer, waardoor herkenbaarheid voor de leiding eenvoudig is.

3.4 Controleposten:

Er zijn tijdens de tocht controle posten aanwezig. Wedstrijdleiding staat in contact met de controle posten via mobiele telefoon, telefoonnummers zijn bekend bij wedstrijdleiding.

3.5 Maatregelen tbv de veiligheid

Deelname blijft altijd op eigen risico.
De ploegen dienen er voor te zorgen dat:
– Iedere roeier een medische keuring heeft; Het actief beoefenen van een sport, en dus ook de roeisport, brengt bepaalde medische risico’s met zich mee. Roeiers die aan wedstrijden deelnemen wordt dringend geadviseerd zich, voor hun eerste wedstrijd en vervolgens periodiek, medisch te laten keuren. (KNRB Huishoudelijk Reglement artikel 52).
– Iedere roeier een wedstrijdcontract heeft getekend (KNRB Huishoudelijk Reglement artikel 52.
– Zij verzekerd zijn voor wettelijke aansprakelijkheid.
– Zij op de hoogte zijn van de informatie over hoe onderkoeling te voorkomen, te herkennen en hoe te handelen in het geval van onderkoeling (wordt vooraf opgestuurd en op de dag zelf geplastificeerd uitgedeeld).
– Voldoende warme kleding is verplicht, een thermodeken en verbanddoos wordt aangeraden, evenals een thermoskan met warme drank.

Mbt de organisatie:
– In verband met het seizoen zijn meer controleposten aanwezig dan gemiddeld: in het buitengebied (de eerste dertig kilometer) elke 5 kilometer. In de stad vaker, vanwege het risico op verkeerd varen.
– Elke controlepost moet een werkende mobiele telefoon bij zich hebben, om in geval van nood contact op te kunnen nemen met de organisatie, om een ambulance of andere hulpdienst te kunnen bellen of gebeld te kunnen worden.
– Elke ploeg is voorzien van informatie over hoe onderkoeling te voorkomen, te herkennen en hoe te handelen in het geval van onderkoeling.
– Op RIC is een EHBO-er aanwezig. Er is een arts ter beschikking voor (telefonisch) overleg.
– Op RIC is een verbandtrommel aanwezig, die in de week vooraf aan de marathon is gecontroleerd.
– Bij extreme kou wordt gecontroleerd of deelnemers voldoende zijn gekleed. Bij twijfel wordt een ploeg uitgesloten van deelname. Dit is ter beoordeling aan de coördinator vlot en terrein.
– Ook de controleposten zijn voorzien van informatie over hoe onderkoeling te voorkomen, te herkennen en hoe te handelen in het geval van onderkoeling.
Zij zijn alert op dergelijke verschijnselen, en kunnen ploegen zo nodig adviseren of zelfs opleggen de toch te staken.

– Bij calamiteiten op RIC is het ontruimingsplan leidend.
– Op RIC staat de gehele dag een auto klaar om in geval van nood roeiers te kunnen ophalen. Het streven is binnen 20 minuten ter plaatse te kunnen zijn.

3.6 Veiligheidseisen roeimateriaal

De ploegen dienen er voor te zorgen dat het volgende in orde is:
De boot dient voorzien te zijn van een solide bevestigde boegbal en 2 landvasten, peddel, pikhaak en hoosmateriaal.

4. Route

Volgt

5. Weersomstandigheden

De marathontocht/wedstrijd wordt afgelast, uitgesteld of stilgelegd als het wegens weersomstandigheden niet verantwoord is om te roeien. Deze beslissing wordt genomen in overleg tussen wedstrijdleiding en (een vertegenwoordiger van) het Bestuur. Bij onoverkomelijke meningsverschillen beslist het Bestuur.
Mogelijke omstandigheden die hiertoe of de verwachting ervan die hiertoe aanleiding kunnen geven zijn: Harde wind, dichte mist, onweer, vorst. Deze omstandigheden worden beoordeeld door de wedstrijdleiding.
Als de vooruitzichten de dag voor de wedstrijd van dien aard zijn, dat het doorgaan van de wedstrijd onwaarschijnlijk is, wordt de wedstrijd voor 16.00 uur de dag ervoor afgelast, zodat de deelnemers een vergeefse reis bespaard blijft. Bekend making via website en per mail.
Bij twijfel wordt op de website bekend gemaakt wanneer de uiteindelijke beslissing zal worden genomen.
Indicaties:
– Bij harde wind (kracht 6 of hoger), dan wordt de MWM niet verroeid of gestaakt.
– In het geval van (onverwacht) onweer moeten de boten naar de kant en wordt dringend verzocht niet meer door te varen totdat het onweer voorbij is. Als een boot moet schuilen is het wenselijk om dit door te geven aan de wedstrijdleiding.
Bij verwacht onweer wordt er niet geroeid.
– Zicht minder dan 500 meter.
– Vorst: op zich is kou geen reden om de tocht te cancelen. Een combinatie van wind, regen en kou kan daar wel een reden toe zijn. Ook als er ijs ligt, kan er niet worden geroeid.
Ondanks dat de wedstrijdleiding zelf het weer in de gaten houdt vragen we aan de ploegen melding te maken van deze extreme/gevaarlijke weersomstandigheden bij wedstrijdleider.

6. Calamiteiten

6.1 Verenigingsterrein

Bij een calamiteit op het verenigingsterrein van de organiserende vereniging zal bij een ernstige calamiteit, 112 worden gebeld. Indien het een matige calamiteit betreft, zal de wedstrijdleiding dit zelf proberen op te lossen. Een EHBO- doos en is aanwezig.

6.2 Op het water

Procedure bij calamiteiten tijdens de marathontocht

Calamiteit bij een ploeg (blessure, gezondheidsprobleem, materiaalprobleem, etc.):
  • Elke ploeg beschikt over een mobiele telefoon waarvan het nummer bij de organisatie (wedstrijdleiding) bekend is, tevens is het nummer van de wedstrijdleiding bij de ploegen bekend.
  • De ploeg beoordeelt de situatie. Bij ernstige medische calamiteiten belt de ploeg 112 zonder tussenkomst van de wedstrijdleiding. Indien 112 gebeld is moet ook de wedstrijdleider op de hoogte gebracht worden.
  • In minder ernstige gevallen, belt de ploeg de wedstrijdleiding op het nummer dat de ploeg heeft meegekregen en geeft de positie door. Ploegen dienen de aanwijzingen van de wedstrijdleiding op te volgen.
Calamiteit betreffende de gehele marathontocht/wedstrijd (bijvoorbeeld weersomslag):
  • Elke ploeg beschikt over een mobiele telefoon waarvan het nummer bij de organisatie (wedstrijdleiding) bekend is.
  • De wedstrijdleiding beoordeelt de ontstane situatie en besluit in overleg met het hoofd van de jury de te nemen maatregelen. Bij deze maatregelen staat de veiligheid van de deelnemers op de eerste plaats, een eventuele voortzetting met voor alle ploegen gelijkwaardige kansen komt daarná.
  • De wedstrijdleiding communiceert haar beslissing per telefoon naar de deelnemende ploegen (of laat dat doen door iemand van de organisatie). Als de situatie zodanig is dat er haast is geboden bij de bel actie, kan de wedstrijdleiding een aantal vrijwilligers vragen daarbij te assisteren.
  • De ploegen dienen te allen tijde goed telefonisch bereikbaar te zijn.
  • De ploegen dienen de aanwijzingen van de wedstrijdleiding op te volgen.